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社宅お悩み Q&A

社宅管理は、書類が多くて確認や管理が大変

質問

Vol.9
社員の住まい管理をしていますが、書類が多く確認するのが大変なのでペーパレス化したいと思っています。
(サービス業 総務担当)

回答

独自の社宅管理システムを所有している代行会社を利用すれば、Web上ですべての手続きを終えることが可能です。管理業務も軽減されます。

人事異動が発表されるごとにピークを迎える社宅の入退去。特に借上社宅の場合は、契約手続きの増加にともない大量の書類が発生し、一つ一つを正確に処理するのに相当な時間と労力がかかってしまいます。社宅担当者への負荷を減らすためには、業務のスリム化が必要かもしれません。その解決策の一つとして、Web上での管理を考えてみてはいかがでしょうか。

社宅代行会社によっては、Web上で一元管理できるシステムを構築しているところもあります 。このサービス利用すると、社宅担当者様と社員様(入居者)が物件情報を同時に閲覧できたり、社宅申請や承認のやりとりを行うことも可能です。 契約で発生する大量の書類もデータとして保管できるので、契約内容の確認も簡単に行えます。ペーパーレスが実現することで以前のようにFAXや郵送でのやりとりはなくなる上、データはすべて暗号化(SSL)されるので、個人情報の管理という点でも安心です。

賃貸借契約でトラブルの原因となるのが「契約」について。こういった作業をアウトソーシングして管理業務の精度を高めることができれば、トラブルの防止にもきっと役立つでしょう。

<トラブル相談の現状>

●賃貸借契約についての相談の内容(平成23年度)
1.「契約」  27%
2.「退去時の敷金清算」  26%
3.「管理(修繕を含む)」  16%
※平成25年4月 賃貸住宅トラブル防止ガイド(東京都)より
資料:東京都都市整備局に寄せられた電話、窓口での相談

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